Nếu bạn nhập hàng từ Trung Quốc về Nhật qua EMS mà thấy trạng thái “税関で保留” (giữ tại hải quan), đừng lo. Bài viết này hướng dẫn chi tiết nguyên nhân, quy trình xử lý, các loại giấy tờ cần nộp và mẹo giúp thông quan nhanh – tránh bị trả hàng hoặc đóng phạt.
Khi nào hàng EMS bị giữ tại hải quan Nhật Bản?
Hàng EMS (chuyển phát nhanh quốc tế của Japan Post) được kiểm tra qua hệ thống hải quan Nhật (税関検査) ngay khi đến trung tâm xử lý quốc tế – thường là Tokyo International (川崎東郵便局) hoặc Osaka International (大阪国際郵便局).
Một số nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ gồm:
- Sai hoặc thiếu thông tin khai báo: Mô tả hàng trên gói quá chung chung như “gift”, “clothes”, “accessory”… khiến hải quan yêu cầu kiểm tra thêm.
- Giá trị hàng hóa vượt giới hạn miễn thuế (1 man yên ≈ 10,000¥): Nếu giá trị cao hơn, bạn cần nộp thuế nhập khẩu (関税) và thuế tiêu thụ (消費税).
- Hàng nghi vi phạm nhãn hiệu / bản quyền: Ví dụ sản phẩm có in logo anime, thương hiệu nổi tiếng, hoặc hàng replica.
- Hàng thuộc danh mục hạn chế nhập khẩu: pin lithium, mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, thiết bị điện tử chưa chứng nhận.
Bên hải quan sẽ kiểm tra ngẫu nhiên nhé, không phải thùng nào cũng bị giữ.
Dấu hiệu nhận biết hàng đang bị giữ
Khi tra cứu tracking EMS (trên Japan Post Tracking), bạn có thể thấy các trạng thái như:
| Trạng thái hiển thị | Ý nghĩa thực tế |
| 税関で保留 | Bị giữ tại hải quan – cần xác minh |
| 通関手続中 | Đang làm thủ tục thông quan |
| 書類審査中 | Hải quan đang xem xét chứng từ |
| 税関検査中 | Đang kiểm tra hàng hóa vật lý |
| 通関許可 | Đã thông quan – chuẩn bị giao |
Hoặc khi bạn kiểm tra trực tiếp trên App 17Track, nếu trên app hiện In Customs, sau đó hiện Notice sent by customs thì có nghĩ là đơn hàng của bạn đã bị hải quan giữ và cần xác minh.
Nếu trạng thái dừng lại ở 「税関で保留」 trong 3–5 ngày mà không có tiến triển, gần như chắc chắn bạn sẽ nhận được HAGAKI yêu cầu bổ sung thông tin như hình bên dưới:
Đây là Hagaki mình nhận được khi hàng bị giữ ở hải quan
Trên Hagaki sẽ ghi rõ thông tin đơn hàng, người gửi người nhận, tên sản phẩm, địa chỉ…và thông tin của hải quan để bạn có thể Fax hoạc gửi mail cho họ. Hải quan Tokyo thì k có ghi địa chỉ email trực tiếp lên Hagaki, cho nên khi bạn gọi điện xác nhận thì họ sẽ đọc email cho bạn.
Cách xử lý khi hàng EMS bị giữ tại hải quan
Bước 1: Chờ nhận thư thông báo từ Japan Post
Thông thường, bạn sẽ nhận giấy thông báo HAGAKI (税関審査通知書) qua bưu điện trong vòng 2–5 ngày kể từ khi hàng bị giữ. Thường họ sẽ gửi nhanh, nên sau 1-2 ngày là bạn có thể nhận được luôn.
Giấy này ghi rõ:
- Mã tracking (ví dụ: EB123456789CN)
- Lý do giữ hàng
- Yêu cầu bổ sung (invoice, link sản phẩm, bằng chứng thanh toán)
- Số FAX để gửi thông tin cho hải quan
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
Theo hướng dẫn trên giấy, bạn cần gửi các tài liệu sau:
| Giấy tờ cần thiết | Mục đích |
| Invoice / Commercial invoice | Chứng minh giá trị hàng hóa |
| Payment proof (Alipay, Wise, PayPal, chuyển khoản) | Bằng chứng bạn đã thanh toán |
| Link sản phẩm (1688, Taobao, Alibaba) | Xác minh mô tả và mục đích sử dụng |
| Ảnh sản phẩm thực tế (nếu có) | Giúp hải quan xác định loại hàng |
| Giấy tờ cá nhân hoặc giấy phép kinh doanh (tùy trường hợp) | Nếu hàng nhập kinh doanh |
Thực tế với kinh nghiệm của mình thì sau nhiều lần bị giữ hàng thì lý do chủ yếu là do bên hải quan kiểm tra ngẫu nhiên nhưng không có giấy tờ nhập nhàng nên họ không biết được giá trị thật của đơn hàng.
Trong trường hợp này họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp 2 loại giấy tờ chính sau:
- Hóa đơn mua hàng(Invoice): cái này khi mua hàng thì hầu như là không có cho nên bạn cần phải làm một bản Invoice bàng Excel, có thể tham khảo hình ảnh bên dưới của mình
- Hóa đơn vận chuyển từ bên China sang Nhật: đây sẽ là hóa đơn mà bên kho sẽ ghi cho bạn và thường có màu hồng, bạn sẽ ước tính chi phí gửi hàng sang nhật cho kiện hàng của bạn rồi nhờ bên kho ghi số tiền vào hóa đơn. Ví dụ với mỗi thùng nặng khoảng 20kg mình sẽ ghi 350 tệ, không nên ghi thấp quá khiến họ nghi ngờ.
Mẫu Invoice để điền thông tin khi mua hàng bên China, bạn có thể tải ở ĐÂY NHÉ
Còn bên dưới là mẫu hóa đơn ghi rõ chi phí vận chuyển từ China sang nhật
Bước 3: Gọi điện lên hải quan để xác nhận đơn hàng
Từ trước đến giờ mình toàn gửi thông tin cho hải quan thông qua Email nên mình cần phải gọi điện lên hải quan trước khi gửi mail, để họ xác nhận đơn hàng của bạn, và sẽ cho bạn tên của người phụ trách đơn hàng đó. Bạn cần có giấy bút để ghi lại tên họ và email của hải quan, họ sẽ đọc cho bạn trong lúc bạn gọi điện.
Lưu ý: Email hơi khó ghi cho nên hãy tra email của hải quan trên GG trước và ghi ra giấy cho dễ kiểm tra nhé.
Còn hình thức gửi FAX thì mình chưa làm bao giờ nên không rõ có phải gọi điện lên cho hải quan không. Cái này bạn tự tìm hiểu nhé
Bước 4: Gửi giấy tờ xác minh qua email
Mẫu email bạn có thể dùng (bằng tiếng Nhật đơn giản):
Tiêu đề：Tên người phụ trách + mã thông báo trên HAGAKI
いつもお世話になっております。
VU CANH と申します。
中国から購入した物の件ですが
INVOICEとEMS送料領収書を提出いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
VU CANH
Nếu bạn gửi trước 3h chiều thì họ sẽ xác nhận và làm thủ tục thông quan cho bạn luôn trong ngày hôm đó, còn muộn hơn thì sang ngày hôm sau. Invoice có vấn đề họ cũng sẽ gọi lại để xác nhận thêm thông tin nên nhớ để ý điện thoại nhé.
Sau khi được thông quan thì bạn sẽ nhận được hàng sau 1-2 ngày. Nếu hải quan xác định hàng vượt mức miễn thuế, bạn sẽ phải nộp khi nhận hàng:
- Thuế nhập khẩu: 5–10% tùy loại hàng
- Thuế tiêu thụ: 10%
Nhân viên bưu điện sẽ thu tiền mặt khi giao hàng (代金引換).
⚠️ Trường hợp bị nghi hàng vi phạm bản quyền
Nếu hàng có logo thương hiệu hoặc nhân vật, hải quan có thể giữ để xác minh.
Khi đó bạn sẽ nhận thư hỏi thêm chi tiết, và thường mất 2–4 tuần xử lý.
Nếu không chứng minh được quyền sở hữu, hàng sẽ bị tịch thu hoặc trả về người gửi.
❌ Trường hợp không phản hồi
Nếu trong vòng 10 ngày bạn không phản hồi email/thư yêu cầu, Japan Post sẽ trả hàng lại cho người gửi hoặc tiêu hủy theo quy định.
Vì vậy, hãy phản hồi sớm và giữ liên lạc thường xuyên với bộ phận thông quan.
Kết luận
Nhập hàng từ Trung Quốc qua EMS là cách phổ biến vì nhanh, rẻ và tiện cho các seller nhỏ. Tuy nhiên, khi hàng bị giữ tại hải quan, đừng hoang mang.
Chỉ cần cung cấp đúng chứng từ, trả lời nhanh và khai báo “trung thực”, bạn sẽ được thông quan trong vài ngày.
Hãy xem tình huống này như kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình nhập hàng chuyên nghiệp hơn trong tương lai.
📹 Xem thêm video hướng dẫn chi tiết:
Cách xử lý đơn hàng khi bị giữ ở hải quan Nhật – nhập hàng từ Trung Quốc (EMS)
